نرم افزار مناسب مدیریت وظایف اعضا تیم | راهنمای کامل

نرم افزار مناسب مدیریت وظایف اعضا تیم | مدیریت کامل

مدیران پروژه‌های موفق وظایف زیادی از قبیل برگزاری جلسات، برنامه‌ریزی و زمان‌بندی، مدیریت منابع و بودجه و تحلیل گزارش‌ها بر عهده دارند. بنابراین، برای خودکارسازی این کارهای زمان‌بر و اداره یک تیم بزرگ از متخصصان، مدیران به نرم افزار مناسب مدیریت وظایف اعضا تیم نیاز خواهند داشت.
همه‌ ما علاقه‌مندیم نرم‌افزار مدیریت تسک جادویی خود را دانلود کنیم که همه این کارها را به بهترین شکل انجام دهد، اما تعداد زیاد گزینه‌های موجود، یافتن نرم افزار مناسب مدیریت وظایف اعضا تیم را به یک چالش بزرگ تبدیل کرده است. با اتورک همراه باشید تا شما را با اصلی‌ترین ویژگی‌های بهترین نرم افزار مدیریت تسک آشنا کنیم.

نرم افزار مدیریت وظایف چیست و چه کارایی برای کسب و کار دارد؟

نرم‌افزار مدیریت وظایف کارکنان، نه تنها به افزایش همکاری و هماهنگی کاری کمک می‌کند، بلکه بهره‌وری و کیفیت کار تیم‌ را هم بالا می‌برد. گاهی استفاده از ابزارهای ساده‌ای مثل اپلیکیشن‌های ردیابی زمان یا تابلوهای کاری می‌تواند بسیار مفید باشد. در مواقعی هم شاید به یک راه‌حل جامع‌تر برای کنترل همه جوانب مدیریت محل کار و تیم‌تان نیاز داشته باشید.
مدیریت تیم‌ فقط به معنای داشتن لیست‌های کاری و برنامه‌ریزی زمانی نیست. با توجه به اندازه تیم‌ و نوع کاری که انجام می‌دهید، می‌توانید ویژگی‌های متنوع نرم‌افزار مدیریت تسک را ترکیب کنید تا همکاری در تیم‌ را تقویت کرده و اطلاعات مهمی را درباره پروژه‌ها، مشتریان، وظایف و سایر فعالیت‌ها و منابع خود ذخیره کنید.
امروزه و در بین کسب و کارهای مدرن استفاده از نرم افزار مدیریت وظایف و فعالیت‌ها بسیار رایج شده است. این سیستم‌ها به مدیران پروژه کمک می‌کنند تا برنامه‌ریزی، تخصیص منابع و بهینه‌سازی فعالیت‌های مرتبط با پروژه را به طور موثر انجام دهند.
نرم افزار مدیریت وظایف برای کنترل بودجه، زمان، کیفیت و اسناد و مدارک مورد نیاز در یک پروژه کاربرد دارد و همچنین به تسهیل همکاری بین ذینفعان پروژه کمک می‌کند.
سیستم‌های مدیریت پروژه باعث افزایش بهره‌وری می‌شوند، زیرا با بهبود برنامه‌ریزی و کاهش تداخل‌ها و اشتباهات، زمان و هزینه‌های اضافی کاهش پیدا می‌کند.
علاوه بر این، نرم افزارهای مدیریت وظایف CRM به بهبود ارتباطات درون تیمی و با سایر ذینفعان کمک کرده، مدیریت ریسک را ساده می‌کند و در نهایت باعث افزایش رضایت مشتریان می‌شوند.

۶ ویژگی‌ برتر نرم افزار مدیریت تسک

بعضی از خصوصیات یک نرم افزار مدیریت وظایف و فعالیت‌ها شامل تعیین و به‌روزرسانی لیست کارها، برنامه‌های زمان‌بندی، اشتراک فایل، ابزارهای ارتباطی و امکانات گزارش‌دهی هستند.
اما برای یافتن بهترین نرم افزار برای تیم خود، باید توجه داشته باشید که کدام ویژگی‌ها برای مدیریت کارآمد پروژه‌هایتان ضروری هستند. برای اطمینان از اینکه هیچ جنبه مهمی را برای پیدا کردن نرم افزار مناسب مدیریت وظایف اعضای تیم نادیده نگرفته‌اید، به ۶ ویژگی‌ ضروری نرم افزار مدیریت وظایف و فعالیت‌ها دقت کنید:

۱. برنامه ریزی و زمان بندی

در نرم افزار مدیریت تسک، مشخص بودن وظایف و مسئولیت‌هایی که به صورت روشن قابل مشاهده هستند، برای کاهش سوءتفاهم‌ها و انتخاب درست نیروها بسیار مهم است.
نرم افزار مناسب مدیریت وظایف اعضا تیم، این امکان را به شما می‌دهد تا وظایف را به اعضای تیم اختصاص دهید، اولویت‌ها و مهلت‌ها را تنظیم کنید و با اضافه کردن تاریخ‌ سررسید و تکمیل نشدن فعالیت‌ها، هشدار ارسال شود.
ابزارهای برنامه‌ریزی با زمان‌بندی‌های مشخص، به شما این اجازه را می‌دهند تا برنامه‌ها را به سرعت و بدون نیاز به بازبینی کامل تغییر دهید. علاوه بر این، داشتن یک تقویم مشترک تیمی برای سازماندهی جلسات و هماهنگ‌سازی آن با ابزارهای تقویم رایج مانند iCal و تقویم Google ضروری است.
در نهایت، ویژگی برنامه‌ریزی در نرم‌افزار مدیریت تسک، به شما کمک می‌کند تا وظایف پروژه را به خوبی ترسیم کرده و برنامه‌ریزی فعالیت‌های جدید را تسهیل کنید، همچنین امکان تنظیم سریع وظایف و مسئولیت‌ها را با توجه به پیشرفت پروژه فراهم می‌کند.

۲. همکاری

در یک تیم پروژه بزرگ که ممکن است شامل چند نفر باشد، هرکسی بر روی وظایف خاصی کار می‌کند و در زمینه‌های متفاوتی دانش تخصصی دارد. دسترسی اعضای تیم به کارهای یکدیگر برای تکمیل کارهای خود و برقراری ارتباط سریع و سازمان‌یافته از طریق چند کانال بسیار مهم است.
نرم افزار مناسب مدیریت وظایف اعضا تیم شامل ویژگی‌هایی برای اشتراک‌گذاری فایل، تقویم‌های مشترک و فهرست‌های تماس است. این امکانات به هر عضو تیم اجازه می‌دهند تا به راحتی اطلاعات را در سیستم وارد کرده و دیگران به آن‌ها دسترسی داشته باشند. همچنین، برخی از این ابزارها امکان افزودن فایل‌ها به پروژه‌ها را برای اشتراک‌گذاری سریع فراهم می‌کنند.
برخی نرم‌افزارها برای ارتباط تیمی، دارای برنامه پیام‌رسان داخلی نیز هستند، اما استفاده از ابزارهایی مانند Slack نیز برای ارتباط آسان و سریع تیمی کمک کننده است.
انتخاب نرم‌افزاری که امکان ایجاد داشبوردهای تیمی را دارد، می‌تواند گزینه مناسبی باشد. در این داشبوردها می‌توان نمودارها، چارت‌ها و شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) را نمایش داد، که این امر به مدیریت بهتر پروژه و تصمیم‌گیری‌های آگاهانه‌تر کمک می‌کند.

۳. مستند‌سازی

یکی از مهمترین اقدامات در مدیریت تسک مستندسازی است. اغلب صفحات گسترده اکسل که داده‌های پروژه را در آن ثبت می‌کنیم با خطا مواجه می‌شوند که ممکن است باعث نابودی کل اطلاعات شود. بنابراین، استفاده از روش‌های جایگزین برای مستند‌سازی داده‌های پروژه ضروری است.
دسترسی یکپارچه به داده‌ها در یک محل می‌تواند فرآیند مدیریت پروژه را بهبود دهد. تصور کنید تمام اطلاعات پروژه شما، شامل وظایف، رویدادهای تقویم، داده‌های مشتری، منابع، هزینه‌ها و صورت‌حساب‌ها در یک مکان قابل دسترس باشند.
با استفاده از یک ابزار مدیریت پروژه جامع، دسترسی سریع و آسان به داده‌ها فراهم می‌شود و نیازی به جابجایی بین چند صفحه برای پیدا کردن اطلاعات نخواهد بود. هنگام انتخاب نرم افزار مناسب مدیریت وظایف اعضا تیم، مهم است که بدانید کدام نوع اطلاعات را می‌توان ذخیره و مدیریت کرد.
یکی از مزایای کلیدی استفاده از این روش، دسترسی به گزارش‌های دقیق است که می‌تواند در تصمیم‌گیری‌های آگاهانه‌تر و مدیریت بهتر پروژه کمک کند.

۴. گزارش‌دهی

برای مدیریت موفق پروژه‌ها، آگاهی از مشکلات و نقاط ضعفی که نیاز به حل سریع دارند، ضروری است. به همین دلیل، داشتن گزارش‌های بینشی و داشبورد KPI برای رصد پیشرفت پروژه اهمیت زیادی دارد.
نرم افزار مناسب مدیریت وظایف اعضا تیم، امکان ایجاد گزارش‌های قابل تنظیم را با استفاده از داده‌های جمع‌آوری شده فراهم می‌کند. شما می‌توانید گزارش‌هایی درباره بودجه، هزینه‌ها، وظایف انجام شده و عملکرد تیم تهیه کنید و هر زمان که نیاز داشته باشید، گزارش‌های جدیدی با پارامترها و دسته‌بندی‌های دلخواه خود ایجاد نمایید.
گزارش‌ها دید کلی و سریعی از وضعیت پروژه فراهم کرده و به شما کمک می‌کنند تا تیم‌های با عملکرد بالا را شناسایی کنید. در صورت مشاهده روند منفی، می‌توانید بلافاصله اقدامات لازم را انجام دهید.
ایجاد داشبورد KPI برای پروژه، سریع‌ترین روش برای رصد عملکرد پروژه است. این داشبورد شامل معیارهای مهمی مانند ارزش برنامه‌ریزی شده و واقعی پروژه و درصد وظایف انجام شده است و به‌روزرسانی‌های خودکار و زمان واقعی را فراهم می‌کند.

۵. مدیریت منابع

مدیریت تیم کار راحتی نیست و احتمالاً به ابزاری برای رصد سایر منابع پروژه، مانند محل جلسات و مواد مورد استفاده در فرآیند پروژه نیز نیاز دارید.
یک نرم افزار مناسب مدیریت وظایف اعضا تیم شامل ویژگی مدیریت منابع است که تمام منابع برنامه‌ریزی شده و زمان‌بندی شده را مشخص کرده و هزینه استفاده از آن‌ها را محاسبه می‌کند. این امر به جلوگیری از اختصاص بیش از حد منابع و احتمال کمبود منابع کمک می‌کند.
با استفاده از این ابزار شما می‌توانید به عنوان یک مدیر پروژه منابع را مدیریت کرده و به وظایف خاص اختصاص دهید و مطمئن شوید که هر کس منابع و ابزار لازم برای تکمیل وظایف خود را در اختیار دارد.

۶. مدیریت بودجه

مدیریت بودجه پروژه به خصوص در پروژه‌های بزرگ که هزینه‌های فراوانی دارند، بسیار مهم است. برای مدیریت بهتر هزینه‌ها، به یک نرم افزار مدیریت تسک نیاز دارید که قادر به ردیابی هزینه‌ها و ارائه گزارش‌های سریع و دقیق از وضعیت بودجه باشد.
نرم افزار مناسب مدیریت وظایف اعضا تیم امکان ایجاد گزارش‌های دوره‌ای هفتگی یا ماهانه، از هزینه‌ها را فراهم می‌کنند. این گزارش‌ها به شما اجازه می‌دهند تا متوجه شوید چه زمانی هزینه‌ی پروژه از بودجه تعیین شده فراتر رفته است.
با استفاده از یک داشبورد مالی، می‌توانید KPI‌های مختلفی را برای نمایش پیشرفت پروژه اضافه کنید و نمودارها و چارت‌هایی را برای به‌روزرسانی‌های لحظه‌ای از پروژه تهیه نمایید. همچنین، امکان به اشتراک‌گذاری این داشبورد یا گزارش‌های بودجه با اعضای تیم و تنظیم دسترسی‌های لازم وجود دارد.

نرم افزار مدیریتی اتورک

در بخش قبلی به کلیدی‌ترین خصوصیات نرم افزار مناسب مدیریت وظایف اعضا تیم اشاره کردیم و در این قسمت قصد داریم یکی از بهترین نرم افزارهای مدیریت تسک و پروژه را به شما معرفی کنیم.
نرم افزار مدیریت تسک و پروژه اتورک، با طیف وسیعی از ویژگی‌ها و امکانات، یک ابزار قدرتمند برای مدیریت پروژه‌ها و اعضا تیم است. کاربران این نرم افزار شامل مدیران پروژه، تیم‌های فروش، مهندسان نرم‌افزار و حتی دیجیتال مارکترها هستند و نرم افزار اتورک برای هر کسی با هر نوع نیاز نرم افزاری مناسب سازی می‌شود.
نقاط قوت اصلی اتورک در طراحی بهترین فرآیندهای کاری، دسته‌بندی صحیح تسک‌ها، جلوگیری از انباشت تسک‌ها، سیستم اتومیشن برای کاهش کارهای تکراری و ارائه حرفه‌ای‌ترین پلتفرم چت، همراه با تقویم کاربرپسند و امکانات مدیریت وظایف است.
نرم افزار مدیریتی اتورک به شما کمک می‌کند تا وظایف خود را با استفاده از نمودارها، فهرست کارها و جداول جذاب، به صورت هوشمندانه مدیریت کنید. این امکان به شما اجازه می‌دهد تا عملکرد تیم و خود را ببینید، ریسک‌ها را زودتر متوجه شوید و برنامه‌ریزی دقیق و صحیحی داشته باشید.
یکی دیگر از ویژگی‌های برجسته نرم افزار مدیریت وظایف و پروژه اتورک، سیستم اتومیشن آن است که به شما کمک می‌کند تا با کارهای تکراری خداحافظی کرده و زمان خود را برای مدیریت بهتر کار آزاد کنید.
پلتفرم چت اتورک یکی دیگر از ویژگی‌های قابل توجه این نرم افزار است. با این امکان، شما می‌توانید به طور خصوصی با یک همکار چت کنید یا گروپ چت بسازید و با همکاران در رابطه با یک پروژه تبادل نظر انجام بدهید. این امر به شما کمک می‌کند تا تسک‌ها را سریع‌تر پیگیری کنید و از دانلود اپلیکیشن‌های متفرقه بی‌نیاز باشید.
علاوه بر این، نرم افزار مدیریت تسک اتورک دارای یک دستیار هوش مصنوعی است که در هر مرحله‌ای از کار به شما کمک می‌کند تا پاسخ سوالات خود را در سریع‌ترین زمان ممکن پیدا کنید؛ بنابراین می‌توانید بدون نیاز به استفاده از هوش مصنوعی در پلتفرم‌های دیگر، به سادگی به اطلاعات دسترسی پیدا کنید.
در نهایت، با تقویم اتورک، شما می‌توانید به راحتی رویدادها و یادآورها را مدیریت کنید. این امکان به شما کمک می‌کند تا برنامه‌ریزی‌های خود را به راحتی انجام دهید و از اجرای آنها لذت ببرید.
در مجموع، اتورک با ویژگی‌های متعدد و کاربرپسند خود، یک راهکار قدرتمند برای مدیریت پروژه‌ها و تسک‌ها است که به هر تیم یا سازمانی کمک می‌کند تا عملکرد خود را بهینه کند.
اگر شما نیز مایل به استفاده از نرم افزار مدیریت تسک و پروژه اتورک هستید کافیست از طریق دکمه بالای صفحه به پنل کاربری خود وارد شوید و برای ثبت نام اقدام کنید.