اتوماسیون اداری به معنای استفاده از فناوری‌ها و ابزارهای دیجیتالی برای مدیریت و انجام وظایف اداری به صورت خودکار است. این فرآیند شامل استفاده از نرم‌افزارها و سیستم‌های کامپیوتری برای انجام کارهایی مانند مدیریت مستندات، ارتباطات داخلی و خارجی، برنامه‌ریزی و زمان‌بندی، پیگیری وظایف و پروژه‌ها می‌شود. هدف اصلی اتوماسیون اداری افزایش کارایی، کاهش خطاها و هزینه‌ها، و بهبود سرعت و دقت در انجام کارهای روزمره است. در دنیای کسب و کار امروز، بهره‌گیری از اتوماسیون اداری نه تنها یک انتخاب بلکه یک ضرورت است که می‌تواند به سازمان‌ها کمک کند تا رقابت‌پذیری خود را حفظ کنند و بهره‌وری را افزایش دهند. در این وبلاگ، به بررسی مزایا، چالش‌ها و راهکارهای پیاده‌سازی اتوماسیون اداری خواهیم پرداخت و نشان خواهیم داد که چگونه می‌توان از این فناوری برای بهبود عملکرد سازمان‌ها استفاده کرد.
اتوماسیون چیست؟
اگر در محیط‌های اداری و تجاری فعالیت داشته باشید حتما عبارت اتوماسیون یا اتومیشن برای گوش شما آشناست؛ اما تعریف دقیق اتوماسیون چیست؟ کارها یا وظایف و تسک‌های روزانه در محیط‌های اداری پس از مدتی به احتمال زیاد برای افراد تکراری می‌شوند و همین موضوع منجر به خستگی و انزجار کاری می‌گردد.
اتوماسیون اداری در واقع برای مقابله با همین خستگی‌های کاری که در امتداد انجام کارهای تکراری است به وجود آمد و مجموعه‌ای از کارهاست. با پیشرفت تکنولوژی نرم افزارهای اتومیشن یا اتوماسیون وارد بازار شدند. با ورود نرم افزارهای اتومیشن کارمندان توانستند بسیاری از کارهای تکراری خود را به این نرم افزارها بسپارند و زمان خود را به انجام کارهای مهم و البته جدید اختصاص بدهند.
اتوماسیون انواع مختلفی دارد که در این قسمت به اتوماسیون اداری و نرم افزار اتوماسیون می‌پردازیم، انواع اتوماسیون در تصویر بیان شده است.
اتوماسیون اداری چیست؟
اصطلاح اتوماسیون اداری کلی است و از انواع نرم افزارها و سیستم های اداری تشکیل می‌شود و هدف از آن بالابردن عملکرد و سرعت افراد در محیط اداری است.
اتوماسیون اداری شامل اموری مانند ذخیره یا انتقال اطلاعات و تعریف وظایف مختلف برای سیستم‌های کامپیوتری است. برای مثال اگر در اداره‌ی خود از نرم افزار همه جانبه‌ی اَتورک استفاده کنید، با اتوماسیون آن امکان درج دستورات مختلفی چون ارسال ایمیل به افراد یا ساخت فرم یا ارسال اعلان (نوتیفیکیشن) و اموری از این دست را خواهید داشت تا لازم نباشد یک کار را بارها برای افراد مختلف انجام بدهید. به عبارت ساده‌تر اتوماسیون اداری به مدیریت اطلاعات کمک می کند.
ویژگی های نرم افزار اتوماسیون اداری مناسب
بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری لزوما نرم افزار گران نیست و حتی برخی نرم افزارهای اتوماسیون رایگان نیز می‌توانند پاسخگوی بسیاری از نیازهای شرکت‌های کوچک باشد. پس برای انتخاب یک نرم افزار اتوماسیون به میزان نیاز کسبوکار خود توجه کنید و بسنجید که چه میزان از کارهای موجود در شرکت خود را می‌توانید به نرم افزار اتوماسیون بسپارید.
به طور کلی نرم افزار اتوماسیون اداری مناسب این ویژگی‌ها را دارد:
• کار با آن آسان است.
• قابلیت انتقال و مدیریت میزان اطلاعات مورد نیاز شما را دارد.
• با کمترین میزان دخالت انسان کارها را انجام می‌دهد.
• سرعت مناسبی دارد.
• پشتیبانی دارد و در صورت بروز مشکل قابل پیگیری است.
مزایای استفاده از اتوماسیون اداری
به طور کلی مزیت اصلی سیستم اتوماسیون اداری این است که به روند کاری نظم داده و سرعت و عملکرد افراد را بهبود می‌بخشد. نرم افزارهای اتوماسیون نیز علاوه بر این مزیت سبب می‌شوند تا خطای انسانی کاهش یابد. برخی معتقد هستند که عدم استفاده از نرم افزار اتوماسیون مانند استفاده از ماشین تایپ است و استفاده از آن مانند کامپیوتر.
اگر از ابتدای پیدایش اتوماسیون تا امروز نگاه گذرایی داشته باشیم متوجه خواهیم شد که این تکنولوژی روش کار افراد را دگرگون کرده است.
تفاوت دیجیتالی شدن و اتوماسیون
وقتی از اتوماسیون و نرم افزارهای اتوماسیون صحبت می‌شود؛ گاهی این دو موضوع باهم اشتباه یا یکی گرفته می‌شوند. دیجیتالی شدن و بهره‌برداری کامل از نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری دو مقوله مجزا هستند که نباید با هم اشتباه گرفته شوند. اتوماسیون اداری به معنای استفاده از نرم‌افزارهای مبتنی بر سرویس (SaaS) برای خودکارسازی و ساده‌سازی وظایف و فرآیندهای اداری در محل کار است. این فناوری به منظور افزایش کارایی، بهره‌وری و دقت در انجام کارهای روزمره اداری به کار گرفته می‌شود.
همانطور که اشاره شد نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری می‌توانند مجموعه گسترده‌ای از فعالیت‌ها را پوشش دهند، از جمله پردازش متون، ورود داده‌ها، مدیریت اسناد، سیستم‌های ارتباطی، برنامه‌ریزی و زمان‌بندی، پیگیری وظایف، مدیریت موجودی، حسابداری و عملکردهای مالی، و مدیریت ارتباط با مشتری (CRM). با استفاده از این ابزارها، سازمان‌ها قادر خواهند بود تا عملیات خود را به صورت کارآمدتر و دقیق‌تر مدیریت کنند.
اما سیستم اتوماسیون اداری به معنای ادغام و هماهنگی عملکردهای اداری مرتبط با مدیریت اطلاعات است. این سیستم شامل ذخیره‌سازی داده‌های خام، انتقال داده‌های الکترونیکی و مدیریت اطلاعات کسبوکار الکترونیکی است. فعالیت‌های اساسی یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری به نحوی طراحی شده‌اند که به سازمان‌ها کمک کنند تا فرآیندهای اداری خود را به صورت خودکار و کارآمد انجام دهند.
با بهره‌گیری از سیستم اتوماسیون اداری، سازمان‌ها قادر خواهند بود تا اطلاعات خود را به طور موثر ذخیره و مدیریت کنند، داده‌ها را به صورت الکترونیکی انتقال دهند و فرآیندهای کسبوکار را بهینه‌سازی کنند. این سیستم‌ها نه تنها به بهبود سرعت و دقت در انجام وظایف کمک می‌کنند، بلکه باعث کاهش هزینه‌ها و افزایش بهره‌وری نیز می‌شوند.
پس دیجیتالی شدن گسترده‌تر از یک نرم افزار اتوماسیون است و می‌تواند ابعاد وسیع‌تری داشته باشد.
فرق اتوماسیون اداری با مدیریت فرآیند کسبوکار (BPMS)
مدیریت فرآیند کسبوکار (BPMS) به معنای استفاده از ابزار و تکنیک‌های مختلف برای طراحی، اجرا، نظارت و بهبود فرآیندهای کسبوکار است. هدف BPMS افزایش کارایی، بهبود کیفیت و تسریع زمان پاسخ‌دهی در سازمان‌ها از طریق مدیریت بهینه فرآیندهای مختلف کسبوکار است. BPMS به شرکت‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای خود را به صورت خودکار و سیستماتیک مدیریت کنند و در نتیجه، عملکرد کلی خود را بهبود بخشند.
BPMS از نرم‌افزارها و پلتفرم‌های تخصصی برای مدل‌سازی، شبیه‌سازی، اجرای خودکار و نظارت بر فرآیندها استفاده می‌شود. این سیستم‌ها امکان تحلیل و بهبود مستمر فرآیندها را فراهم می‌کنند. برخی از ویژگی‌های کلیدی BPMS عبارتند از:
مدل‌سازی فرآیند: ابزارهایی برای طراحی و مدل‌سازی فرآیندهای کسبوکار به صورت گرافیکی.
اجرای خودکار فرآیندها: اجرای خودکار وظایف و فعالیت‌ها بر اساس مدل‌های فرآیندی.
نظارت و گزارش‌دهی: مانیتورینگ عملکرد فرآیندها و تهیه گزارش‌های جامع برای ارزیابی و بهبود مستمر.
یکپارچگی با سیستم‌های دیگر: امکان ادغام و هماهنگی با سیستم‌های اطلاعاتی موجود در سازمان.
با استفاده از BPMS، سازمان‌ها می‌توانند فرآیندهای خود را بهبود دهند، خطاها را کاهش دهند، کارایی را افزایش دهند و به سرعت به تغییرات بازار و نیازهای مشتریان پاسخ دهند.
آینده سیستم‌های اتورماسیون اداری و نرم افزارهای اتوماسیون
آینده سیستم‌های اتوماسیون اداری و نرم‌افزارهای اتوماسیون بسیار روشن و امیدوارکننده است. با پیشرفت‌های فناوری و نیاز روزافزون به بهره‌وری و کارایی بیشتر، این سیستم‌ها نقش حیاتی در سازمان‌ها ایفا خواهند کرد. در ادامه، به برخی از روندها و پیش‌بینی‌های مهم در این زمینه اشاره می‌کنیم:
هوش مصنوعی و ماشین لرنینگ: ادغام هوش مصنوعی (AI) و یادگیری ماشین (ML) با نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری می‌تواند فرآیندهای اداری را هوشمندتر و خودکارتر کند. این فناوری‌ها می‌توانند وظایف پیچیده را تحلیل و بهینه‌سازی کرده و تصمیم‌گیری‌های بهتری انجام دهند.
اتوماسیون فرآیندهای رباتیک (RPA): اتوماسیون فرآیندهای رباتیک به سرعت در حال گسترش است و پیش‌بینی می‌شود که در آینده نقش بیشتری در اتوماسیون اداری ایفا کند. RPA می‌تواند وظایف تکراری و وقت‌گیر را به صورت خودکار انجام دهد، از جمله ورود داده‌ها، پردازش تراکنش‌ها و مدیریت مستندات.
یکپارچگی با سیستم‌های ابری: سیستم‌های اتوماسیون اداری به سمت استفاده از فضای ابری حرکت می‌کنند. این انتقال به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا به داده‌ها و نرم‌افزارهای خود از هر جایی و در هر زمانی دسترسی داشته باشند، همچنین هزینه‌های نگهداری زیرساخت‌های داخلی را کاهش می‌دهد.
افزایش امنیت سایبری: با توجه به افزایش تهدیدات سایبری، نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری باید امنیت بیشتری را فراهم کنند. آینده این نرم‌افزارها شامل استفاده از فناوری‌های پیشرفته امنیتی مانند رمزنگاری قوی‌تر و احراز هویت چندمرحله‌ای خواهد بود.
تجربه کاربری بهتر: نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری آینده با تمرکز بر تجربه کاربری بهتر طراحی خواهند شد. رابط‌های کاربری کاربرپسندتر و ابزارهای کارآمدتر به کارکنان کمک می‌کنند تا بهره‌وری خود را افزایش دهند.
تحلیل داده‌ها و گزارش‌دهی پیشرفته: قابلیت‌های تحلیل داده‌ها و گزارش‌دهی در نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری پیشرفته‌تر خواهد شد. این قابلیت‌ها به سازمان‌ها کمک می‌کند تا از داده‌های خود به صورت هوشمندانه‌تر استفاده کنند و تصمیمات بهتری بگیرند.
پشتیبانی از کار از راه دور: با گسترش روند کار از راه دور، سیستم‌های اتوماسیون اداری باید قابلیت پشتیبانی کامل از این شیوه کاری را داشته باشند. این شامل ابزارهای همکاری و ارتباطات بهتر و یکپارچه‌سازی با سایر پلتفرم‌های کاری خواهد بود.
با توجه به این روندها، سیستم‌های اتوماسیون اداری در آینده به سمت هوشمندسازی بیشتر، امنیت بالاتر و کارایی بیشتر حرکت خواهند کرد و نقش کلیدی در تحول دیجیتال سازمان‌ها ایفا خواهند نمود.
چطور اَتورک به بهبود اتوماسیون کمک می کند؟
اَتورک پلتفرمی همه جانبه است که تلاش دارد تمامی نیازهای نرم افزاری کسب‌وکارها را برآورده کند در همین راستا امکاناتی نظیر فرم ساز، هوش مصنوعی، اتوماسیون و جداول هوشمند دارد که بر اساس نیاز خود امکان استفاده از آنها را دارید.
شما هم می‌توانید با استفاده از دکمه ارائه شده به صورت رایگان از اتورک استفاده کنید و به جمع ما بپیوندید. ما همواره پذیرای انتقادات و پیشنهادات شما هستیم.