KPI چیست؟ راهنمای کامل

KPI یا همان شاخص‌ کلیدی عملکرد، ابزاری حیاتی برای ارزیابی موفقیت سازمان و کسب‌وکارها به شمار می‌رود. این شاخص‌ به عنوان نقشه راه عمل می‌کند که نشان می‌دهد چگونه یک سازمان یا کسب‌وکار در مسیر دستیابی به اهداف خود پیشرفت می‌کند.
برای فهمیدن اینکه چطور می‌توانید از KPI برای بهبود عملکرد و دستیابی به موفقیت در کسب‌وکار خود استفاده کنید، تا انتهای این بخش از وبسایت اَتورک با ما همراه باشید.

تعریف کی پی آی KPI

کی.پی.آی‌ها در واقع متغیرهای قابل اندازه‌گیری هستند که سازمان‌ها از آن‌ها برای ارزیابی میزان موفقیت یا پیشرفت خود در رسیدن به اهداف مشخص شده استفاده می‌کنند.

KPI‌ها می‌توانند در سطوح مختلفی از سازمان از عملکرد کلی کسب و کار گرفته تا عملکرد در بخش‌های خاص مانند فروش، بازاریابی، منابع انسانی و غیره اعمال شوند.

استفاده از KPI‌ها به سازمان‌ها کمک می‌کند تا اهداف خود را به صورت شفاف‌تری تعیین کنند، پیشرفت خود را به سمت دستیابی به این اهداف اندازه‌گیری کرده و تصمیم‌های خود را مبتنی بر داده‌ها بگیرند. این امر به نوبه خود می‌تواند به بهبود عملکرد کلی و رقابت‌پذیری سازمان کمک کند.

تفاوت مهمی که بین KPI (شاخص کلیدی عملکرد) و KRI (شاخص کلیدی نتیجه) وجود دارد این است که KPI‌ها بر سنجش عملکرد در فرآیندها و بخش‌های مختلف تمرکز دارند، در حالی که KRI‌ها بر سنجش دستیابی به نتایج نهایی و اهداف متمرکز هستند.

در نتیجه، KPI‌ها ابزارهای قدرتمندی برای هدایت و مدیریت تسک یا مدیریت کسب و کارها به سمت موفقیت و تحقق اهداف استراتژیک به شمار می‌روند.

 

 

مزایای داشتن KPI در کسب و کار چیست؟

این مزایا شامل افزایش مشارکت کارکنان، هم‌راستایی تیم شما با ماموریت سازمانی و بهبود پاسخگویی است:

مزیت KPI | افزایش مشارکت کارکنان

مهمترین مزیت KPI این است که کارکنان را برای کار کردن به سمت یک هدف مشترک متحد می‌کند. مشارکت کارکنان، موضوعی است که بسیاری از سازمان‌ها با آن دست و پنجه نرم می‌کنند و می‌تواند تأثیر مستقیمی بر سودآوری شما داشته باشد.
KPIها چه به صورت فردی یا سازمانی، مکانیسم‌های مفیدی برای اندازه‌گیری عملکرد هستند که ارتباط مستقیمی با مشارکت کارکنان دارند.
در واقع، سازمان‌هایی که دارای نیروی کاری مشارکت‌پذیر هستند، ۲۱٪ بهره‌وری و سودآوری بالاتری دارند. از سوی دیگر، کارکنانی که مشارکت ندارند، با مشکلاتی از قبیل ارتباط ضعیف درباره استراتژی بین مدیریت پروژه و کارکنان درگیر هستند.

مزیت KPI | ارتباط بین هدف و فرهنگ شما

KPIهای شما باید با ماموریت سازمان‌ مرتبط باشند. کسب پول چیزی نیست که کارکنان بتوانند در سطح عمیق‌تری با آن ارتباط برقرار کنند. هدف شما باید کارکنان را تشویق کند تا هر روز با حسی تازه از هیجان به سر کار بیایند.
باید ارتباط مستقیمی بین ماموریت و KPIهای شما وجود داشته باشد تا کارکنان احساس کنند که کار آن‌ها در رسیدن به هر دو مفید است.

مزیت KPI | مسئولیت همگانی

KPIهای عملکرد به کارکنان کمک می‌کنند تا تأثیر خود و نحوه انجام فعالیت‌های روزمره‌شان در موفقیت اهداف بزرگ‌تر سازمانی را اندازه‌گیری کنند. شاخص‌های کلیدی عملکرد همه را در یک جهت قرار می‌دهند و هر کسی را به یک مشارکت‌کننده خوشحال از موفقیت شما تبدیل می‌کنند.

اثرگذاری KPI

زمانی شاخص‌های کلیدی عملکرد موثر واقع می‌شوند که با دقت زیاد تعریف شوند. تاثیرگذاری KPIها بر پرفورمنس سازمان به چند عامل کلیدی بستگی دارد:

به طور خلاصه، KPIها زمانی موثر هستند که به درستی با اهداف سازمانی هم‌راستا، به صورت سفارشی برای نیازهای خاص سازمان طراحی شده، با داده‌های دقیق و معتبر اندازه‌گیری شوند، به طور مداوم بررسی و تنظیم می‌شوند و در نهایت، تمام افراد مرتبط با آن‌ها از نحوه تاثیرگذاری کار خود بر این شاخص‌ها آگاهی داشته باشند.

انواع شاخص‌های کلیدی عملکرد KPI

شاخص‌های کلیدی عملکرد می‌توانند بر اساس نوع فعالیت، دوره زمانی اندازه‌گیری و سطح استراتژیکی یا عملیاتی آن‌ها دسته‌بندی شوند. در ادامه، انواع مختلف KPIها را بررسی می‌کنیم:

 

۳. شاخص‌های واحد عملکردی

این KPIها به فعالیت‌های خاصی در درون بخش‌های مختلف مانند مالی یا IT اختصاص دارند. برای مثال، بخش IT ممکن است زمان حل مسئله یا مدت زمان بالا بودن سیستم را پیگیری کند، در حالی که شاخص‌های مالی ممکن است شامل حاشیه سود خالص یا بازگشت دارایی‌ها باشد. این شاخص‌ها می‌توانند هم در دسته‌ی استراتژیک و هم عملیاتی طبقه‌بندی شوند.

۴. شاخص‌های پیشرو و پس‌رو

این دسته‌بندی بر اساس زمانبندی اثر شاخص‌ها بر عملکرد است. شاخص‌های پیشرو به پیش‌بینی نتایج آینده کمک می‌کنند، در حالی که شاخص‌های پس‌رو نشان‌دهنده عملکرد گذشته هستند. استفاده از ترکیبی از هر دو نوع KPI به سازمان‌ها امکان می‌دهد تا هم عملکرد فعلی را ارزیابی کنند و هم پیش‌بینی‌هایی در مورد آینده داشته باشند.

انواع خاص شاخص‌های کلیدی عملکرد بر اساس فرآیندهای سازمانی

انواع خاص شاخص‌های کلیدی عملکرد بر اساس فرآیندهای سازمانی به پنج دسته اصلی تقسیم می‌شوند که به شرح زیر است:

۱. شاخص های KPI مربوط به ورودی‌ها

شاخص‌های مربوط به ورودی‌ها به اندازه‌گیری کیفیت، نوع و اندازه منابع ورودی که در فرآیندهای تولید کالا یا خدمات استفاده می‌شوند، می‌پردازند. این منابع می‌توانند شامل مواد خام، دانش فنی، نیروی کار و سرمایه باشند. معیارهای ورودی به سازمان کمک می‌کنند تا مطمئن شوند که منابع مورد نیاز برای تولید محصولات یا خدمات با کیفیت بالا در دسترس هستند.

۲. شاخص های KPI مربوط به فرآیندی

KPIهای فرآیندی بر سنجش کارایی، کیفیت، ثبات و استفاده از تجهیزات در فرآیندهایی که به تولید خروجی‌های مشخص منجر می‌شوند، تمرکز دارند. این دسته از شاخص‌ها به مدیریت تسک و بهبود مستمر فرآیندهای تولید و عملیاتی کمک می‌کنند، مانند کاهش زمان تولید، بهبود کیفیت محصول و افزایش رضایت مشتری.

۳. شاخص های KPI مربوط به خروجی‌ها

شاخص‌های خروجی به اندازه‌گیری میزان و کیفیت کالاها یا خدمات تولید شده توسط سازمان می‌پردازند. این شاخص‌ها می‌توانند شامل تعداد واحدهای تولید شده، درصد محصولات بدون عیب و سطح رضایت مشتری باشند. KPIهای خروجی برای ارزیابی موفقیت سازمان در دستیابی به اهداف تولیدی و کیفیتی خود حیاتی هستند.

۴. شاخص های KPI مربوط به پیامدی

شاخص‌های پیامدی تمرکز خود را بر دستاوردها و تاثیرات نهایی فعالیت‌های سازمان معطوف می‌کنند. این دسته از KPIها به دو بخش میانی و نهایی تقسیم می‌شوند. پیامدهای میانی ممکن است شامل شاخص‌هایی مانند آگاهی از برند یا رضایت مشتری باشند، در حالی که پیامدهای نهایی ممکن است شامل افزایش فروش، بهبود سهم بازار یا افزایش وفاداری مشتریان باشند. شاخص‌های پیامدی ارزش واقعی و تاثیر فعالیت‌های سازمان را منعکس می‌کنند.

۵. شاخص های KPI مربوط به پروژه‌ای

KPIهای پروژه‌ای به اندازه‌گیری پیشرفت و موفقیت پروژه‌ها از جمله رعایت جدول زمانی، بودجه و کیفیت اقلام تحویلی اختصاص دارند. این شاخص‌ها برای مدیریت پروژه‌ها و اطمینان از اینکه پروژه‌ها به اهداف مورد نظر می‌رسند، ضروری هستند.
این تفکیک اطمینان می‌دهد که هر بخش از سازمان می‌تواند عملکرد خود را با توجه به اهداف خاص خود اندازه‌گیری و بهبود دهد.

 

چطور KPI تعریف کنیم؟

تعریف شاخص‌های کلیدی عملکرد یک گام اساسی برای اطمینان از این است که سازمان‌ها می‌توانند به اهداف خود دست یابند و تیم‌ها عملکرد خود را به طور مؤثری ارزیابی کنند.
این فرآیند شامل تعیین اهداف دقیق، فهم اینکه چرا این اهداف مهم هستند و سپس اندازه‌گیری پیشرفت به سمت این اهداف است.

در ادامه، مراحل تعریف KPIها در سازمان‌ها را با ذکر مثالی از افزایش درآمد فروش برای توضیح داده‌ایم تا بهتر آن را درک کنید

 

۱. تعیین نتایج مورد انتظار

ابتدا باید مشخص کنید که دقیقاً به دنبال چه نتیجه‌ای هستید. این مرحله شامل تعیین اهداف قابل سنجش است.
مثال: هدف افزایش ۲۰ درصدی درآمد فروش در سال جاری است.

۲. اهمیت نتیجه

توضیح دهید که چرا رسیدن به این هدف برای سازمان شما مهم است. این کار به تعیین اولویت‌ها و منابع مورد نیاز کمک می‌کند.
مثال: دستیابی به این هدف باعث افزایش سودآوری و رشد کسب و کار می‌شود.

۳. اندازه‌گیری پیشرفت

تصمیم بگیرید که چگونه می‌توانید میزان پیشرفت خود به سمت رسیدن به این هدف را اندازه‌گیری کنید.
مثال: پیشرفت به واسطه‌ی افزایش درآمد فروش نسبت به سال قبل اندازه‌گیری می‌شود.

۴. تأثیرگذاری بر نتیجه

بررسی کنید که چگونه می‌توانید بر این نتیجه تأثیر بگذارید و چه اقداماتی باید انجام دهید.

۵. تعیین مسئولیت

مشخص کنید چه کسی برای دستیابی به این هدف مسئول است.
مثال: مدیر ارشد فروش مسئول رسیدن به هدف افزایش درآمد است.

۶. تعیین معیار موفقیت

تصمیم بگیرید چگونه خواهید فهمید که به هدف خود رسیدید.
مثال: موفقیت به واسطه رسیدن به افزایش ۲۰٪ درآمد فروش تعریف می‌شود.

۷. بررسی و ارزیابی

تصمیم بگیرید که هر چند وقت یک بار پیشرفت به سمت هدف خود را بررسی و ارزیابی می‌کنید.
مثال: پیشرفت ۳ ماهه از طریق جلسات بررسی عملکرد با تیم فروش بررسی می‌شود.
این فرآیند تعریف KPIها اطمینان می‌دهد که سازمان‌ها نه تنها اهداف واضح و قابل اندازه‌گیری دارند، بلکه استراتژی مشخصی برای دستیابی به آن‌ها نیز دارند. همچنین، تعیین مسئولیت‌ها و ارزیابی مداوم پیشرفت، باعث اطمینان از موفقیت در رسیدن به این اهداف می‌شود.

۷ نکته مهم در نوشتن KPI

برای نوشتن شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) موثر که واقعاً به سازمان در رسیدن به اهداف خود کمک کنند، چند اصل مهم وجود دارد که باید مد نظر قرار بگیرند:

 ۱. هدف‌گذاری واضح

 ۲. به اشتراک‌گذاری با ذی‌نفعان

 ۳. ارزیابی منظم

 ۴. اجرایی بودن

 ۵. تطابق با نیازهای کسب‌وکار

 ۶. قابل دستیابی بودن

 ۷. داشتن یک نگاه جامع

 

Smart KPI یا شاخص عملکرد هوشمند چیست؟

شاخص‌های کلیدی عملکرد اسمارت (SMART KPIs)، مجموعه‌ای از معیارهایی هستند که بر اساس یک چارچوب مشخص و معتبر، طراحی شده‌اند تا مطمئن شویم که اهداف سازمانی به طور واضح، قابل اندازه‌گیری، دست‌یافتنی، مرتبط و محدود به زمان تعیین می‌شوند.
این چارچوب به سازمان‌ها کمک می‌کند تا اهدافی منسجم، روشن و عملیاتی تعیین کنند و در نتیجه، اثربخشی در پیگیری و دستیابی به این اهداف را بهبود بخشند.
در ادامه، هر یک از اجزای SMART KPI را توضیح می‌دهیم:

·        Specific یا مشخص

شاخص باید بر روی یک هدف کسب و کار خاص متمرکز باشد. باید به طور دقیق و روشن تعریف شود تا همه درک کنند چه چیزی اندازه‌گیری می‌شود، چرا اهمیت دارد و چگونه اندازه‌گیری خواهد شد.

·        Measurable یا قابل اندازه‌گیری

شاخص باید قابل سنجش باشد و نشان دهد که آیا پیشرفتی در جهت رسیدن به هدف صورت گرفته است یا خیر. باید از معیارهای واضح و مختصری استفاده کند که قابل ردیابی باشند.

·        Achievable یا دست‌یافتنی

شاخص باید چالش‌برانگیز اما همچنین واقع‌بینانه و بر اساس منابع موجود قابل دستیابی باشد. باید کارکنان را بدون اینکه منجر به ناامیدی یا فرسودگی شود، ترغیب کند.

·        Relevant یا مرتبط

یک شاخص کلیدی عملکرد (KPI) باید به طور خاص با اهداف اصلی و مهم کسب‌وکار شما ارتباط داشته باشد. به این معنا که هر شاخصی که انتخاب می‌کنید باید مستقیماً به چیزی که می‌خواهید به دست آورید (مثلاً افزایش فروش، بهبود رضایت مشتری، یا کاهش هزینه‌ها) مربوط باشد.

·        Time Bound یا محدود به زمان

شاخص باید دارای زمان‌بندی مشخص یا مهلتی برای دستیابی باشد. این ویژگی به ایجاد حس فوریت و پاسخگویی کمک کرده و اجازه می‌دهد تا نظارت و تنظیم مداوم در لحظه صورت گیرد.

۱۰ اشتباه رایج در نوشتن KPI

طراحی و اجرای شاخص‌های کلیدی عملکرد مؤثر می‌تواند چالش‌برانگیز باشد و اشتباهات رایجی در این فرآیند وجود دارد که می‌تواند اثربخشی آن‌ها را کاهش دهد. در اینجا به برخی از شایع‌ترین اشتباهات در نوشتن و توسعه KPIها اشاره می‌کنیم:
 

 ۱. عدم ارتباط بین KPIها و استراتژی سازمان

یکی از اشتباهات اساسی، عدم وجود ارتباط مستقیم بین شاخص‌های کلیدی عملکرد و اهداف و استراتژی‌های اصلی سازمان است. KPIهایی که با استراتژی سازمان هم‌راستا نیستند، نمی‌توانند ارزش واقعی یا معناداری ارائه دهند و منجر به هدر رفتن منابع می‌شوند.

 ۲. سنجیدن معیارهای آسان برای اندازه‌گیری

انتخاب KPIها بر اساس سهولت اندازه‌گیری به جای اهمیت استراتژیک، اغلب می‌تواند منجر به تمرکز بر روی معیارهایی شود که ارزش کمتری برای تصمیم‌گیری‌های استراتژیک دارند.

 ۳. سنجش تمام اطلاعات و رفتار سازمان

تلاش برای اندازه‌گیری همه چیز با استفاده از KPIها نه تنها غیرممکن است بلکه می‌تواند منجر به ایجاد سردرگمی و تحلیل‌های نامرتبط شود. تمرکز بر روی اطلاعات کلیدی و مرتبط حیاتی است.

 ۴. استفاده از معیارهای مشابه دیگران

کپی‌برداری از KPIهای سازمان‌های دیگر بدون در نظر گرفتن ویژگی‌های منحصر به فرد و نیازهای خاص کسب‌وکار خود می‌تواند منجر به اندازه‌گیری‌های نامرتبط و غیرموثر شود.

 ۵. جدا نکردن KPIهای استراتژیک از سایر داده‌ها

ناتوانی در تفکیک و اولویت‌بندی KPIهای استراتژیک از سایر اطلاعات می‌تواند منجر به دشواری در تشخیص اطلاعات حیاتی برای تصمیم‌گیری‌های کلیدی شود.
 

 ۶. پیوند بین KPIها و مشوق‌ها

مرتبط کردن KPIها به طور مستقیم با پاداش‌ و مشوق‌ها می‌تواند تاثیرات ناخواسته‌ای مانند تشویق به رفتارهای نامطلوب یا دستکاری اعداد برای دستیابی به اهداف ایجاد کند.

 ۷. عدم مشارکت مدیران در انتخاب KPIها

نبود مشارکت فعال مدیران و کارکنان در فرآیند تعیین KPIها می‌تواند منجر به کمبود تعهد و پذیرش در سطح سازمان شود.

 ۸. عدم تجزیه و تحلیل کافی

فقدان تجزیه و تحلیل عمیق KPIها برای کسب بینش‌های مفید و اقدامات بهبود می‌تواند فرصت‌های مهم را از دست بدهد.

 ۹. به روز نکردن KPIها

عدم به روزرسانی منظم KPIها برای اطمینان از هم‌راستایی با اهداف و استراتژی‌های در حال تغییر سازمان می‌تواند منجر به اندازه‌گیری‌های منسوخ و غیرمرتبط شود.

 ۱۰. عمل نکردن بر اساس KPIها

نادیده گرفتن داده‌ها و بینش‌های حاصل از KPIها و عدم اقدام بر اساس آن‌ها می‌تواند منجر به از دست دادن فرصت‌های بهبود و پیشرفت شود.
این اشتباهات نشان می‌دهند که توسعه و استفاده از KPIها نیازمند تفکر استراتژیک، تجزیه و تحلیل دقیق و تعهد به بهبود مداوم است.
 
 

 نرم افزار مدیریت کسب‌وکار اتورک برای مدیریت بهتر KPI

نرم افزار همه جانبه‌ی مدیریت کسب‌وکار اتورک با امکانات ویژه‌ای مانند داشبوردهای تصویری پیشرفته، پشتیبانی کامل از زبان فارسی و ابزارهای مدیریتی گوناگون، به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا به راحتی اهداف و KPI‌های خود را دنبال کنند.
استفاده از اَتورک به عنوان نرم افزار عملکرد به شما امکان می‌دهد تا وظایف را به طور مؤثر تخصیص دهید، پیشرفت پروژه‌ها را رصد کنید و با استفاده از داده‌های تجزیه و تحلیلی، تصمیم‌گیری‌های بهتری انجام دهید.
با استفاده از اتورک، مدیریت کارها و ارتقای بهره‌وری در کسب‌وکار شما به طور قابل توجهی بهبود پیدا می‌یابد. برای استفاده از قابلیت‌های مهم این نرم افزار همین حالا ثبت نام کرده و با ما همراه شوید.
 

ارسال پاسخ

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *